> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.stampfactory.eu/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Schichtplanung > Dienstpläne, Schichtvorlagen, Zuschläge und Soll-Ist-Vergleich in Stampfactory ## Übersicht Die Schichtplanung ergänzt die Arbeitszeitmodelle um die operative Einsatzplanung: Wer arbeitet wann, an welchem konkreten Tag, in welcher Schicht? Während Arbeitszeitmodelle die vertragliche Wochenstruktur abbilden, beantwortet der Dienstplan die tägliche Personaleinsatzfrage — inklusive Besetzungsanalyse, Zuschlagsberechnung und Soll-Ist-Vergleich. Das Modul **Dienstplan** muss unter **Einstellungen > Erweiterungen** aktiviert sein. Typische Einsatzszenarien: * **Gastronomie / Einzelhandel** — Mitarbeitende auf Stundenlohnbasis mit wöchentlich wechselnden Schichten. Der Dienstplan dient der Planung und Personalkostenprognose, bezahlt wird die tatsächlich gestempelte Zeit. * **Produktion / Logistik** — Festangestellte im rotierenden 2- oder 3-Schicht-System. Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge werden über Zuschlagsregeln automatisch berechnet und fließen in die Lohnabrechnung. ## Schichtvorlagen Schichtvorlagen sind wiederverwendbare Zeitblöcke mit Name, Farbe, Start- und Endzeit sowie Pausendauer — unabhängig von Arbeitszeitmodellen. Beispiele: „Frühschicht 06:00–14:00", „Spätschicht 14:00–22:00", „Nachtschicht 22:00–06:00". Schichtvorlagen werden in den Einstellungen verwaltet und im Planer per Drag-and-drop auf Mitarbeitende und Tage gezogen. ## Der Dienstplan-Designer Der visuelle Planer (unter **Dienstplan**) zeigt ein Wochen-Kalenderboard: * **Drag-and-drop**: Schichten auf Mitarbeitende und Tage ziehen * **Besetzungszeile**: Abgleich der geplanten Einträge gegen die Mindest-/Optimal-Besetzung pro Schicht und Wochentag — Unter- und Überbesetzung werden farblich markiert * **Verfügbarkeits-Indikatoren**: Gemeldete Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden direkt im Board * **Konflikt-Hinweise**: Genehmigte Abwesenheiten blockieren bzw. markieren Tage; Zuweisungen auf Abwesenheitstage erzeugen einen Konflikt-Zähler * **Publish-Workflow**: Pläne durchlaufen den Lebenszyklus *Entwurf → Veröffentlicht → Archiviert*. Erst die Veröffentlichung macht den Plan für Mitarbeitende sichtbar und wirksam * **Export**: PDF- und ICS-Export des Wochenplans ### Rotations-Vorlagen Wiederkehrende Wochen- und Rotationsmuster lassen sich als **Rotations-Vorlage** speichern (unter **Einstellungen > Rotations-Vorlagen**). Aus einer Vorlage erzeugt Stampfactory per **Dienstplan erzeugen** einen fertigen Wochen-Entwurf inklusive Besetzungs-Abgleich gegen den hinterlegten Schichtbedarf. Der Entwurf wird erst gespeichert, wenn Sie ihn übernehmen, und ist danach wie jeder andere Plan bearbeit- und veröffentlichbar. ## ArbZG-Prüfung bei der Planung Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden bereits **zur Planungszeit** als Warnungen im Planer angezeigt — bevor der Plan veröffentlicht wird: | Prüfung | ArbZG | | ------------------------------------------------------ | ----- | | Ruhezeit unter 11 Stunden zwischen geplanten Schichten | §5 | | Mehr als 10 Stunden geplant | §3 | | Mehr als 6 Stunden ohne Pause geplant | §4 | | Nachtarbeitergrenzen | §6 | Die Warnungen verhindern die Veröffentlichung nicht, machen Compliance-Risiken aber sichtbar, solange sie noch korrigierbar sind. ## Schichttausch und offene Schichten * **Schichttausch**: Mitarbeitende beantragen den Tausch ihrer Schicht mit Kolleg:innen; Vorgesetzte genehmigen den Tausch. * **Offene Schichten**: Unbesetzte Schichten werden ausgeschrieben, Mitarbeitende bewerben sich, Vorgesetzte weisen zu. * **Absagen-Dokumentation**: Kurzfristige Absagen (innerhalb eines konfigurierbaren Zeitfensters, z. B. 72 Stunden) werden dokumentiert und als Zuverlässigkeits-Zähler im Planer angezeigt. ## Zuschlagsregeln Zuschlagsregeln belegen Arbeitszeiten in bestimmten Zeitfenstern (Nacht, Wochenende, Feiertag) mit prozentualen oder fixen Zuschlägen. Die Regeln sind mit den Vergütungstypen des Lohnmoduls verknüpft: Berechnete Zuschläge fließen automatisch als Vergütungseinträge in die Lohnabrechnung. Grundlage der Berechnung sind die **tatsächlich gestempelten Zeiten**, nicht der Plan. ## Soll-Zeit aus dem Dienstplan Bei aktivem Modul überschreibt ein **veröffentlichter** Dienstplan-Eintrag die Soll-Zeit aus dem Arbeitszeitmodell für den jeweiligen Tag. Ohne Eintrag — oder ohne aktives Modul — gilt unverändert das Arbeitszeitmodell. Auch Nachtschicht-Erkennung und der automatische Mitternachts-Clockout folgen dem pro Tag geplanten Schichttyp. Der Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Stunden den tatsächlichen Stunden aus der Zeiterfassung gegenüber. ### Arbeitszeitkonto pro Mitarbeiter:in Im Arbeitsprofil kann das Arbeitszeitkonto pro Person deaktiviert werden — sinnvoll für Stundenlöhner:innen und Minijobs: * Soll-Zeit ist immer 0, der Dienstplan ist rein operativ * Nichterscheinen erzeugt keine Minusstunden * Bezahlt wird ausschließlich die tatsächlich geleistete Zeit * Die Person wird von der monatlichen Überstundenabrechnung ausgenommen Zusätzlich lässt sich ein **Wochenstunden-Limit** hinterlegen (z. B. für Minijobs). Überschreitet die Planung das Limit, erscheint eine Warnung im Planer. ### Abwesenheits-Vergütung Abwesenheiten erhalten einen Bewertungsmodus, der bestimmt, mit wie vielen Stunden ein Abwesenheitstag vergütet wird: * **Nach Arbeitszeitmodell** (Standard) * **Nach Dienstplan** — geplante Schichtstunden des Tages * **13-Wochen-Durchschnitt** — Entgeltfortzahlungs-Prinzip für flexible Kräfte * **Manuell** Genehmigte Abwesenheiten können kollidierende Schichten in einem Schritt austragen. ## Benachrichtigungen Bei Veröffentlichung und bei Änderungen bereits publizierter Pläne werden betroffene Mitarbeitende benachrichtigt — in der Web-App und per Push in der Mobile App. ## Mobile App * **Startbildschirm**: Heutige und nächste Schicht auf einen Blick * **Monatskalender**: Eigener Dienstplan im Monatsüberblick * **Schichtdetail**: Team-Sicht (wer arbeitet mit) und Tausch-Aktionen * **Offene Schichten**: Ausgeschriebene Schichten einsehen und sich bewerben * **Push-Benachrichtigungen** bei Planveröffentlichung und Änderungen ## Berechtigungen | Rolle | Zugriff | | ------------- | ------------------------------------------------------------------- | | Admin | Vollzugriff auf alle Pläne, Vorlagen und Regeln | | Manager | Planung für eigene Organisationseinheiten | | Mitarbeitende | Eigenen Dienstplan einsehen, Verfügbarkeit melden, Tausch/Bewerbung |