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# DATEV-Integration

> Stampfactory mit DATEV Lohn & Gehalt verbinden

## Übersicht

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/stampfactory/DchjjEdpvMdw-BpP/images/datev/stamp-datev-overview.png?fit=max&auto=format&n=DchjjEdpvMdw-BpP&q=85&s=cd2a6e759e0369a975c6ce41ddfa0197" width="3200" height="2000" data-path="images/datev/stamp-datev-overview.png" />
</Frame>

Stampfactory bietet eine direkte Anbindung an **DATEV Lohn & Gehalt**. Damit können Sie Arbeitszeitdaten und Lohnarten automatisch an Ihre Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung übertragen.

<Info>
  Das Modul **DATEV** muss unter **Einstellungen > Erweiterungen** aktiviert sein.
</Info>

## Einrichtung

### 1. DATEV-Verbindung herstellen

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/stampfactory/DchjjEdpvMdw-BpP/images/datev/stamp-datev-connect.png?fit=max&auto=format&n=DchjjEdpvMdw-BpP&q=85&s=98472ff9704749c6eb68d7704603a022" width="3200" height="2000" data-path="images/datev/stamp-datev-connect.png" />
</Frame>

<Steps>
  <Step title="Verbindung starten">
    Navigieren Sie zu **Einstellungen > DATEV** und klicken Sie auf **Mit DATEV verbinden**.
  </Step>

  <Step title="DATEV-Login">
    Sie werden auf die DATEV-Anmeldeseite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem DATEV-Konto an.
  </Step>

  <Step title="Berechtigungen erteilen">
    Erteilen Sie Stampfactory die Berechtigung, Daten an DATEV zu übertragen.
  </Step>

  <Step title="Verbindung bestätigen">
    Nach erfolgreicher Autorisierung wird die Verbindung bestätigt und der Status auf **Verbunden** gesetzt.
  </Step>
</Steps>

### 2. Mitarbeitenden-Zuordnung

Ordnen Sie die Mitarbeitenden in Stampfactory den Personalnummern in DATEV zu:

* **Stampfactory Personalnummer** wird der **DATEV Personalnummer** zugeordnet
* Die Zuordnung muss einmalig pro Person vorgenommen werden

### 3. Lohnarten-Zuordnung

Ordnen Sie die Stampfactory-Zeitarten den DATEV-Lohnarten zu:

| Stampfactory   | DATEV Lohnart (Beispiel) |
| -------------- | ------------------------ |
| Normalstunden  | 200                      |
| Überstunden    | 210                      |
| Urlaubstage    | 400                      |
| Krankheitstage | 500                      |
| Feiertage      | 410                      |

<Warning>
  Die DATEV-Lohnarten sind abhängig von Ihrem Mandanten-Setup bei DATEV. Stimmen Sie die Zuordnung mit Ihrer Steuerberatung ab.
</Warning>

## Monatsabschluss und Export-Freigabe

Der DATEV-Export ist Teil des **Monatsabschlusses**. In der Zeiterfassung finden Sie unter dem Segment **Monatsabschluss** ein Cockpit mit einer Prüfliste über alle Mitarbeitenden des gewählten Monats.

<Info>
  Der Export wird erst freigegeben, wenn alle Personen abschlussbereit sind. Solange offene Punkte bestehen, ist die Schaltfläche **DATEV-Export** gesperrt und zeigt an, wie viele Punkte den Export noch blockieren.
</Info>

Als offene Punkte gelten unter anderem:

* Tage ohne Stempelung
* offene Zeitkorrekturen
* offene Abwesenheitsanträge
* ungeklärte ArbZG-Hinweise

Arbeiten Sie die Prüfliste ab (offene Punkte werden zuerst angezeigt, abschlussbereite Personen unten). Kleinere Abweichungen lassen sich per Sammelaktion übernehmen, sobald alle Punkte geklärt sind.

## Export durchführen

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/stampfactory/DchjjEdpvMdw-BpP/images/datev/stamp-datev-export.png?fit=max&auto=format&n=DchjjEdpvMdw-BpP&q=85&s=8c256164f7fffd820ffe2a5d4f42a970" width="3200" height="2000" data-path="images/datev/stamp-datev-export.png" />
</Frame>

<Steps>
  <Step title="Zeitraum wählen">
    Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (üblicherweise ein Monat).
  </Step>

  <Step title="Offene Punkte klären">
    Prüfen Sie die Abschluss-Prüfliste. Erst wenn keine offenen Punkte mehr blockieren, wird der Export freigegeben.
  </Step>

  <Step title="Vorschau prüfen">
    Die Exportvorschau zeigt alle zu übertragenden Daten. Prüfen Sie die Werte auf Plausibilität.
  </Step>

  <Step title="Export starten">
    Klicken Sie auf **An DATEV senden**. Die Daten werden direkt über die DATEV hr:files API übertragen.
  </Step>

  <Step title="Status prüfen">
    Im Export-Protokoll sehen Sie den Status der Übertragung.
  </Step>
</Steps>

## Export-Protokoll

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/stampfactory/DchjjEdpvMdw-BpP/images/datev/stamp-datev-export-logs.png?fit=max&auto=format&n=DchjjEdpvMdw-BpP&q=85&s=9b48ae4c1f679bca22c5e0163fca368d" width="3200" height="2000" data-path="images/datev/stamp-datev-export-logs.png" />
</Frame>

Alle DATEV-Exporte werden protokolliert:

* Zeitstempel der Übertragung
* Übertragener Zeitraum
* Status (Erfolgreich / Fehlgeschlagen)
* Fehlerdetails bei fehlgeschlagenen Übertragungen

## Verbindung trennen

Unter **Einstellungen > DATEV** können Sie die Verbindung jederzeit trennen. Bisherige Exporte bleiben im Protokoll erhalten.