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Übersicht

Arbeitszeitmodelle (auch Schichtmodelle genannt) definieren die Soll-Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Jedes Modell enthält einen Wochenplan mit:
  • Arbeitsperioden — Wann wird gearbeitet?
  • Pausen — Wann ist Pause? (explizit oder als Lücke zwischen Perioden)
  • Kernzeiten — Wann ist Anwesenheitspflicht? (optional)
  • Pausenstaffelung — Individuelle Mindestpausen statt der gesetzlichen Standardwerte (optional)
Das System berechnet aus dem Wochenplan automatisch die Soll-Arbeitszeit und die Soll-Pause pro Tag.
Arbeitszeitmodelle werden Mitarbeitenden zugewiesen über eine Zuweisungshistorie. So lassen sich Modellwechsel (z.B. von Vollzeit auf Teilzeit) jederzeit nachvollziehen.

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Typen

Jedes Arbeitszeitmodell hat einen Typ, der bestimmt, wie die Arbeitszeit berechnet wird:
TypBeschreibungBeispiel
TagschichtReguläre Arbeitszeiten tagsüber08:00–17:00
NachtschichtArbeitszeiten über Mitternacht — Arbeitszeit wird dem Starttag zugerechnet22:00–06:00
Dynamische SchichtFlexible Arbeitszeiten ohne feste Start-/Endzeit, nur Soll-StundenGleitzeit
Der Typ beeinflusst die Zuordnung zur Mitternachtsgrenze. Bei Nachtschicht wird eine Schicht von 22:00–06:00 komplett dem Vortag zugerechnet. Bei Tagschicht endet der Arbeitstag um Mitternacht.

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Arbeitszeitmodell erstellen

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Name und Typ festlegen

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z.B. “Vollzeit 40h”, “Teilzeit 20h Mo–Mi”) und wählen Sie den passenden Typ.
2

Wochenplan definieren

Für jeden Arbeitstag (Mo–Fr, optional Sa/So) definieren Sie Arbeitsperioden und Pausen.
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Speichern

Das Modell wird gespeichert und kann Mitarbeitenden zugewiesen werden.

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Wochenplan konfigurieren

Pro Wochentag stehen vier Konfigurationsbereiche zur Verfügung:

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Arbeitsperioden

Arbeitsperioden definieren die Zeiträume, in denen gearbeitet wird. Jede Periode hat einen Start und ein Ende.
FeldBeschreibung
StartBeginn der Arbeitsperiode (z.B. 08:00)
EndeEnde der Arbeitsperiode (z.B. 12:00)
Mehrere Perioden pro Tag sind möglich — z.B. Vormittag und Nachmittag getrennt. Die Lücke zwischen zwei Perioden wird automatisch als Pause interpretiert.

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Pausen

Explizite Pausenzeiten innerhalb einer Arbeitsperiode. Verwenden Sie dies, wenn die Pause innerhalb einer durchgehenden Periode liegt.
FeldBeschreibung
StartBeginn der Pause (z.B. 12:00)
EndeEnde der Pause (z.B. 12:30)
Sie können Pausen auf zwei Arten definieren — als Lücke zwischen Perioden oder als explizite Pause innerhalb einer Periode. Beides funktioniert identisch. Mehr dazu im Abschnitt Beispiele.

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Kernzeiten

Kernzeiten definieren Pflichtanwesenheitszeiten. Wenn Mitarbeitende während der Kernzeit nicht anwesend sind, wird dies in der Zeiterfassung markiert.
FeldBeschreibung
StartBeginn der Kernzeit (z.B. 09:00)
EndeEnde der Kernzeit (z.B. 15:00)

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Pausenstaffelung

Individuelle Pausenschwellenwerte, die die gesetzlichen Standardwerte für diesen Wochentag ersetzen.
FeldBeschreibung
SchwelleAb welcher Brutto-Arbeitszeit die Pause greift (in Minuten)
DauerWie lange die Mindestpause sein muss (in Minuten)
Individuelle Schwellenwerte ersetzen die ArbZG-Standardwerte vollständig. Stellen Sie sicher, dass Ihre Konfiguration mindestens die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Details zur Pausenberechnung finden Sie unter Pausenberechnung.

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Berechnung: Soll-Arbeitszeit und Soll-Pause

Das System berechnet aus dem Wochenplan automatisch zwei Werte pro Tag: 
Soll-Arbeitszeit = Summe aller Perioden - Summe aller expliziten Pausen
Soll-Pause       = Gesamtspanne (letztes Ende - erster Start) - Soll-Arbeitszeit
Die Soll-Pause umfasst dabei sowohl explizite Pausen als auch Lücken zwischen Perioden.

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Berechnungsbeispiel

Konfiguration: Zwei Perioden, keine explizite Pause
FeldWert
Periode 108:00–12:00 (4 Std.)
Periode 212:30–16:30 (4 Std.)
Pausenkeine
Berechnung:
  • Summe Perioden: 4h + 4h = 8 Std.
  • Explizite Pausen: 0
  • Soll-Arbeitszeit: 8h - 0 = 8 Std.
  • Gesamtspanne: 16:30 - 08:00 = 8,5 Std.
  • Soll-Pause: 8,5h - 8h = 30 Min. (die Lücke 12:00–12:30)
Anzeige in der Zeiterfassung:
ArbeitszeitPause
07:32 / 08:0000:16 / 00:30
So sehen Mitarbeitende sofort: “Ich soll 8 Stunden arbeiten und 30 Minuten Pause machen.”

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Beispiele

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Vollzeit 40 Stunden (Mo–Fr)

Ziel: 8 Stunden Arbeit pro Tag, 30 Minuten Mittagspause
WochentagPeriode 1Periode 2Pausen
Mo–Fr08:00–12:0012:30–16:30—
Die 30-Minuten-Lücke (12:00–12:30) ist die Mittagspause.
  • Soll-Arbeitszeit: 8 Std./Tag → 40 Std./Woche
  • Soll-Pause: 30 Min./Tag

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Teilzeit 20 Stunden (Mo–Fr)

Ziel: 4 Stunden Arbeit pro Tag, keine Pause nötig (unter 6h)
WochentagPeriodePausen
Mo–Fr08:00–12:00—
  • Soll-Arbeitszeit: 4 Std./Tag → 20 Std./Woche
  • Soll-Pause: keine (unter 6 Stunden, keine gesetzliche Mindestpause)

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Teilzeit 30 Stunden (Mo–Fr)

Ziel: 6 Stunden Arbeit pro Tag, 30 Minuten Mittagspause
WochentagPeriode 1Periode 2Pausen
Mo–Fr08:00–11:0011:30–14:30—
  • Soll-Arbeitszeit: 3h + 3h = 6 Std./Tag → 30 Std./Woche
  • Soll-Pause: 30 Min./Tag

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Nachtschicht

Ziel: 8 Stunden Nachtarbeit, 30 Minuten Pause
WochentagPeriode 1Periode 2Pausen
Mo–Fr22:00–02:0002:30–06:30—
  • Typ: Nachtschicht
  • Nachtschichtbeginn: 22:00 (konfigurierbar pro Modell)
  • Soll-Arbeitszeit: 4h + 4h = 8 Std.
  • Die Arbeitszeit wird dem Starttag zugerechnet (z.B. Montag 22:00 bis Dienstag 06:30 zählt als Montag)

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4-Tage-Woche

Ziel: 40 Stunden auf 4 Tage verteilt (Mo–Do)
WochentagPeriode 1Periode 2Pausen
Mo–Do07:00–12:0012:45–17:45—
Fr–So———
  • Soll-Arbeitszeit: 5h + 5h = 10 Std./Tag → 40 Std./Woche
  • Soll-Pause: 45 Min./Tag (Lücke 12:00–12:45)

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Modell zuweisen

Arbeitszeitmodelle werden über eine Zuweisungshistorie den Mitarbeitenden zugeordnet. Jede Zuweisung hat ein Gültigkeitsdatum (gültig ab).
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Person auswählen

Navigieren Sie zum Arbeitszeitmodell und klicken Sie auf Mitarbeitende zuweisen, oder öffnen Sie die Person unter Verwaltung > Mitarbeitende.
2

Gültigkeitsdatum setzen

Legen Sie fest, ab welchem Datum das Modell gelten soll. Typischerweise der 1. eines Monats.
3

Speichern

Die Zuweisung wird gespeichert und bei der nächsten Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
Mehrere Zuweisungen: Eine Person kann mehrere Zuweisungen mit unterschiedlichen Gültigkeitsdaten haben. Es gilt immer das zuletzt gültige Modell. So lassen sich z.B. Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit abbilden.

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Beispiel: Modellwechsel

Gültig abModell
01.01.2025Vollzeit 40h
01.07.2025Teilzeit 20h
  • Januar–Juni 2025: Soll-Arbeitszeit basiert auf “Vollzeit 40h”
  • Ab Juli 2025: Soll-Arbeitszeit basiert auf “Teilzeit 20h”
Die alten Berechnungen bleiben unverändert — nur neue Tage werden mit dem neuen Modell berechnet.

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Änderungen an bestehenden Modellen

Wenn Sie ein bestehendes Modell ändern (z.B. Perioden anpassen), wirkt sich das auf alle Mitarbeitenden aus, denen dieses Modell zugewiesen ist — auch rückwirkend bei Neuberechnung vergangener Zeiträume.

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Empfehlung: Neues Modell statt Bearbeitung

Wenn sich die Arbeitszeiten für bestimmte Mitarbeitende ändern:
  1. Neues Modell erstellen (z.B. “Vollzeit 40h — ab 2026”)
  2. Neue Zuweisung mit dem gewünschten Gültigkeitsdatum anlegen
  3. Das alte Modell bleibt unverändert für historische Berechnungen
So ist die Arbeitszeithistorie vollständig nachvollziehbar.

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Revisionssicherheit

Alle Änderungen an Arbeitszeitmodellen werden automatisch protokolliert:
  • Erstellung, Bearbeitung und Löschung werden mit Zeitstempel und verantwortlicher Person gespeichert
  • Alte und neue Werte werden bei jeder Änderung aufgezeichnet
  • Zuweisungshistorie bleibt vollständig erhalten — alte Einträge werden nie überschrieben

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Unterkunftszeit

Für bestimmte Branchen (z.B. Gastronomie, Pflege) kann eine Unterkunftszeit pro Modell konfiguriert werden. Diese wird separat erfasst und in der Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.

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Häufige Fragen

Prüfen Sie im Arbeitszeitmodell:
  1. Sind die Perioden korrekt konfiguriert? Die Soll-Arbeitszeit ergibt sich aus der Summe aller Perioden abzüglich expliziter Pausen.
  2. Gibt es Lücken zwischen Perioden? Diese werden automatisch als Pause erkannt.
  3. Ist das richtige Modell zugewiesen? Prüfen Sie die Zuweisungshistorie der betroffenen Person.
Beides hat den gleichen Effekt:
  • Lücke zwischen Perioden: z.B. Periode 1 endet um 12:00, Periode 2 beginnt um 12:30 → 30 Min. Pause
  • Explizite Pause: z.B. Periode 08:00–16:30, Pause 12:00–12:30 → 30 Min. Pause
In beiden Fällen berechnet das System 30 Minuten Soll-Pause. Die Variante mit zwei Perioden und Lücke ist etwas intuitiver.
Technisch ja, aber nicht empfohlen. Änderungen am Modell wirken sich bei Neuberechnung auf alle zugewiesenen Mitarbeitenden und Zeiträume aus. Erstellen Sie stattdessen ein neues Modell und weisen Sie es mit neuem Gültigkeitsdatum zu.
Die gesetzliche Mindestpause (30 Min. bei >6h, 45 Min. bei >9h Arbeit) wird immer eingehalten, unabhängig von der Konfiguration im Modell. Wenn die tatsächliche Pause geringer ist als die gesetzliche Mindestpause, wird automatisch der höhere Wert verwendet.
Verwenden Sie den Typ Dynamische Schicht. Definieren Sie nur die Soll-Stunden pro Tag, ohne feste Start- und Endzeiten. Die Mitarbeitenden können flexibel stempeln — es zählt nur die Gesamtarbeitszeit.