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Übersicht

Unter Mitarbeitende finden Sie eine Übersicht aller aktiven Beschäftigten. Die Liste bietet Filter- und Sortierfunktionen sowie einen Export der Mitarbeitenden-Daten.

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Mitarbeitende erstellen

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Neue Person anlegen

Klicken Sie auf Neue Person und geben Sie die Stammdaten ein.
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Stammdaten

  • Vorname und Nachname
  • Personalcode (Anmelde-ID für Web-App, Apps und Terminal)
  • E-Mail-Adresse (optional, für E-Mail-Benachrichtigungen)
  • Eintrittsdatum
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Zuweisungen

  • Rolle (z.B. Mitarbeitende, HR Admin)
  • Abteilung, Einheit und Standort (optional)
  • Arbeitszeitmodell mit Gültig-ab-Datum
  • Feiertagskalender mit Gültig-ab-Datum
Die Anmeldung in der Web-App und in den Apps erfolgt mit Anmelde-ID (Personalcode) und Passwort. Die Personalnummer ist davon getrennt: Sie ist die Referenznummer für das Lohnsystem und wird für Exporte verwendet.

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Mitarbeitenden-Detail

Die Detailansicht einer Person gliedert sich in sechs Bereiche. Über die Bereiche am oberen Rand wechseln Sie zwischen den Ansichten:

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Personalakte

Die Personalakte bündelt alle Angaben zur Person auf übersichtlichen Karten. Bearbeitet wird direkt auf der jeweiligen Karte (Inline-Bearbeitung); jede Änderung wird protokolliert und ist in der Historie nachvollziehbar.
  • Persönliche Daten wie Adresse, Geburtsdatum, Nationalität und Familienstand. Lohnrelevante Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.
  • Beschäftigung mit Eintrittsdatum, Standort und Urlaubsangaben.
  • Notfallkontakt mit Name, Beziehung und Telefonnummer.
  • Qualifikationen mit Gültigkeitsdatum, die in der Schichtplanung berücksichtigt werden.
  • Arbeitsbereiche, denen die Person zugeordnet ist.
Die App-Sprache einer Person steuert die Benutzeroberfläche und die Sprache der Benachrichtigungen. In der Web-Anwendung stehen Deutsch, Englisch, Türkisch und Albanisch zur Verfügung, die mobile App bietet zusätzliche Sprachen.

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Zeiterfassung

Der Bereich Zeiterfassung zeigt eine Tagesliste mit aufklappbaren Stempelungen (inklusive Quelle: Terminal, Mobil oder System) sowie eine Zeitkonto-Monatstabelle mit Ist, Soll, Differenz, Ausgeglichen und kumuliertem Saldo. Über die Aktionen Saldo korrigieren und Überstunden auszahlen passen Sie das Stundenkonto an.

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Abwesenheiten und Urlaubsanspruch

Der Bereich Abwesenheiten listet alle Anträge der Person (Urlaub, Krankheit, Geschäftsreisen und weitere) und zeigt den jährlichen Urlaubsanspruch mit Gesamtanspruch, genommenen und verbleibenden Tagen sowie dem Übertrag aus dem Vorjahr.

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Vertrag & Lohn

Der Bereich Vertrag & Lohn enthält alle abrechnungsrelevanten Angaben:
  • Export-Checkliste, die fehlende Pflichtangaben für den Lohnexport aufzeigt
  • Lohn-Zuordnung und Vergütungen (Gehalt, Stundenlohn, Zuschläge, Sonderzahlungen) mit Gültigkeitszeitraum
  • Steuer & Sozialversicherung (Steuer-ID, Steuerklasse, Rentenversicherungsnummer)
  • Arbeitszeitmodell und Feiertage als versionierte Listen mit Gültig-ab-Datum, sodass sich Wechsel (z.B. von Vollzeit auf Teilzeit) historisch nachvollziehen lassen
  • Krankenversicherung und Bankverbindung
  • eAU-Stammdaten für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die abrechnungsspezifischen Angaben (Steuer, Sozialversicherung, Vergütungen) sind nur mit aktivem Modul Lohnabrechnung sichtbar.

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Mitarbeitende deaktivieren

Beim Löschen einer Person wird diese nicht endgültig entfernt, sondern deaktiviert (Soft-Delete). Deaktivierte Personen erscheinen nicht mehr in der Übersicht, ihre historischen Daten bleiben jedoch erhalten.

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Rollen zuweisen

Jede Person erhält genau eine Rolle. Die Rollenzuweisung bestimmt, welche Funktionen und Daten sichtbar sind. Mehr dazu unter Rollen & Berechtigungen.