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Nach der Registrierung führen Sie die folgenden Schritte durch, um Ihre Zeiterfassung einzurichten. Fast alle Einrichtungsschritte erledigen Sie unter Einstellungen.
Einstellungen sind ein Karten-Hub. Unter Einstellungen finden Sie alle Konfigurationsbereiche als Kacheln, gruppiert nach Allgemein, Organisation, Zeiterfassung & Planung, Hardware und Abrechnung. Über das Suchfeld oben springen Sie direkt zum gewünschten Bereich.

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1. Allgemeine Einstellungen

Legen Sie zunächst die Grunddaten Ihrer Organisation fest unter Einstellungen > Allgemein:
  • Firmenname
  • Zeitzone (Grundlage aller Arbeitszeitberechnungen)
  • Regionale Einstellungen
Mehr dazu unter Einstellungen.

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2. Einheiten und Standorte

Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur ab, bevor Sie Mitarbeitende anlegen:
  • Standorte anlegen, falls Sie mehrere Niederlassungen haben (siehe Standorte)
  • Einheiten und Abteilungen erstellen, um Ihr Team zu gruppieren (siehe Abteilungen)
  • Kostenstellen einrichten, wenn Sie Arbeitszeiten nach Kostenstellen auswerten (siehe Kostenstellen)
Diese Bereiche finden Sie unter Einstellungen > Organisation.

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3. Arbeitszeitmodelle erstellen

Arbeitszeitmodelle definieren die Soll-Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Erstellen Sie mindestens ein Modell, bevor Sie Mitarbeitende anlegen.
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Modell erstellen

Öffnen Sie Einstellungen > Arbeitszeitmodelle und klicken Sie auf Neues Arbeitszeitmodell.
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Wochenplan festlegen

Definieren Sie für jeden Wochentag die Arbeitszeiten, Pausen und ggf. Kernzeiten.
3

Typ wählen

Wählen Sie zwischen Tagschicht, Nachtschicht oder Dynamische Schicht.
Mehr dazu unter Arbeitszeitmodelle.

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4. Feiertagskalender zuweisen

Feiertagskalender sorgen dafür, dass Feiertage bei der Arbeitszeitberechnung korrekt berücksichtigt werden. Sie verwalten sie unter Einstellungen > Feiertagskalender.
  • Nutzen Sie die Systemkalender für gesetzliche Feiertage nach Bundesland
  • Oder erstellen Sie eigene Kalender für unternehmensspezifische freie Tage
Mehr dazu unter Feiertagskalender.

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5. Mitarbeitende anlegen

Legen Sie nun Ihre Mitarbeitenden an und weisen Sie ihnen ein Arbeitszeitmodell und einen Feiertagskalender zu.
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Person erstellen

Öffnen Sie Mitarbeitende und klicken Sie auf Neue Person.
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Stammdaten eingeben

Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Personalnummer ein.
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Zuweisungen vornehmen

Weisen Sie ein Arbeitszeitmodell, einen Feiertagskalender und ggf. eine Abteilung und einen Standort zu.
4

Rolle zuweisen

Bestimmen Sie die Rolle (z.B. Mitarbeitende, HR Admin, Workspace Admin).
Mehr dazu unter Mitarbeitende.

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6. Optionale Module aktivieren

Stampfactory ist modular aufgebaut. Aktivieren Sie unter Einstellungen > Erweiterungen nur die Module, die Sie benötigen. Basis-Module wie Mitarbeitende, Einheiten, Arbeitszeiten und Feiertage sind immer aktiv. Jedes Modul lässt sich über die Erweiterungen-Kachel ein- und ausschalten. Aktive Module erscheinen anschließend als eigene Kacheln in den Einstellungen bzw. als Menüpunkte in der Navigation.

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7. Zeiterfassung starten

Ihre Mitarbeitenden können nun stempeln:

Web

Direkt im Dashboard über den Stempel-Button.

Mobile App

Per iOS oder Android App, auch mit Biometrie und GPS.

Desktop App

Über die macOS Menu Bar App.

Terminal

Per Zeiterfassungsterminal mit Badge, NFC oder PIN.
Tipp: Testen Sie die Zeiterfassung zuerst mit einem Admin-Konto, bevor Sie alle Mitarbeitenden einladen.