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Übersicht

Im Abwesenheitsmodul verwalten Sie alle Arten von Abwesenheiten. Mitarbeitende stellen Anträge selbst, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese ab. Über der Ansicht sehen Sie die wichtigsten Kennzahlen: Heute abwesend, Offene Anträge, Krankenquote und Verfall-Risiko (Personen mit verfallendem Resturlaub). Für die Übersicht stehen drei Ansichten zur Verfügung, zwischen denen Sie oben umschalten:
  • Planer: Team-Zeitleiste über drei Wochen mit Heute-Linie
  • Liste: alle Abwesenheiten als Tabelle
  • Jahr: Jahresüberblick pro Person

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Abwesenheitsarten

Stampfactory unterstützt folgende Standard-Abwesenheitsarten:
Über die Abwesenheitsarten in den Einstellungen können Sie zusätzliche, unternehmensspezifische Arten erstellen (z.B. Sonderurlaub, Fortbildung, Elternzeit).

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Abwesenheit beantragen

1

Neuen Antrag erstellen

Klicken Sie auf Neue Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Art.
2

Zeitraum festlegen

Wählen Sie Start- und Enddatum. Wochenenden und Feiertage werden automatisch ausgeschlossen.
3

Vertretung wählen (optional)

Legen Sie eine Vertretung fest. Diese wird über den Antrag benachrichtigt und bestätigt die Vertretung.
4

Antrag absenden

Der Antrag wird an die zuständige Person zur Genehmigung weitergeleitet.

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Antrag zurückziehen

Solange ein Antrag noch nicht genehmigt wurde, kann er von der antragstellenden Person zurückgezogen werden.

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Anträge genehmigen oder ablehnen

Vorgesetzte sehen offene Anträge in der Abwesenheitsübersicht und im Dashboard-Posteingang. Jeder Antrag zeigt die gewählte Vertretung sowie einen automatischen Besetzungs-Check, der bei Engpässen warnt (z.B. wenn die Mindestbesetzung unterschritten würde).
  • Genehmigen: Der Antrag wird bestätigt und in der Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
  • Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt, die antragstellende Person wird benachrichtigt.
  • Konfliktfreie sammeln genehmigen: Anträge ohne Besetzungskonflikt lassen sich in einem Schritt genehmigen.
Genehmigte Urlaubstage werden automatisch vom Urlaubskonto abgezogen. Bei Ablehnung oder Zurückziehung werden die Tage wieder gutgeschrieben.
eAU-Abrufe laufen automatisch: Bei Krankmeldungen ruft Stampfactory die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbstständig ab.

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Planer

Der Planer zeigt alle Abwesenheiten des Teams als Zeitleiste über drei Wochen mit einer Heute-Linie:
  • farbcodiert nach Abwesenheitsart
  • filterbar nach Abteilung, Zeitraum und Art
  • Überschneidungen sind auf einen Blick erkennbar

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Verfall-Risiko

Personen mit verfallendem Resturlaub werden als Verfall-Risiko ausgewiesen. Per Klick erinnern Sie die betroffenen Beschäftigten daran, ihren Urlaub rechtzeitig einzuplanen.

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Urlaubskonto

Das Urlaubskonto zeigt für jede Person: Urlaubsansprüche werden jährlich automatisch angelegt und können pro Person individuell angepasst werden.

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Stundenkonto

Das Stundenkonto (Überstundenkonto) zeigt den kumulierten Saldo:
  • Monatlich aufgebaut: Summe der täglichen Über-/Minderstunden
  • Monatlich abgebaut: Durch Überstundenausgleich
  • Saldo: Aktueller Stand des Stundenkontos
Das Konto wird monatlich automatisch fortgeschrieben.

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Meine Abwesenheiten

Unter Meine Abwesenheiten sehen Mitarbeitende ihre eigenen Anträge:
  • Status (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt)
  • verbleibendes Urlaubskonto
  • Möglichkeit, neue Anträge zu stellen oder offene zurückzuziehen