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Übersicht

Stampfactory bietet eine direkte Anbindung an DATEV Lohn & Gehalt. Damit können Sie Arbeitszeitdaten und Lohnarten automatisch an Ihre Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung übertragen.
Das Modul DATEV muss unter Einstellungen > Erweiterungen aktiviert sein.

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Einrichtung

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1. DATEV-Verbindung herstellen

1

Verbindung starten

Navigieren Sie zu Einstellungen > DATEV und klicken Sie auf Mit DATEV verbinden.
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DATEV-Login

Sie werden auf die DATEV-Anmeldeseite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem DATEV-Konto an.
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Berechtigungen erteilen

Erteilen Sie Stampfactory die Berechtigung, Daten an DATEV zu übertragen.
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Verbindung bestätigen

Nach erfolgreicher Autorisierung wird die Verbindung bestätigt und der Status auf Verbunden gesetzt.

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2. Mitarbeitenden-Zuordnung

Ordnen Sie die Mitarbeitenden in Stampfactory den Personalnummern in DATEV zu:
  • Stampfactory Personalnummer wird der DATEV Personalnummer zugeordnet
  • Die Zuordnung muss einmalig pro Person vorgenommen werden

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3. Lohnarten-Zuordnung

Ordnen Sie die Stampfactory-Zeitarten den DATEV-Lohnarten zu:
Die DATEV-Lohnarten sind abhängig von Ihrem Mandanten-Setup bei DATEV. Stimmen Sie die Zuordnung mit Ihrer Steuerberatung ab.

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Monatsabschluss und Export-Freigabe

Der DATEV-Export ist Teil des Monatsabschlusses. In der Zeiterfassung finden Sie unter dem Segment Monatsabschluss ein Cockpit mit einer Prüfliste über alle Mitarbeitenden des gewählten Monats.
Der Export wird erst freigegeben, wenn alle Personen abschlussbereit sind. Solange offene Punkte bestehen, ist die Schaltfläche DATEV-Export gesperrt und zeigt an, wie viele Punkte den Export noch blockieren.
Als offene Punkte gelten unter anderem:
  • Tage ohne Stempelung
  • offene Zeitkorrekturen
  • offene Abwesenheitsanträge
  • ungeklärte ArbZG-Hinweise
Arbeiten Sie die Prüfliste ab (offene Punkte werden zuerst angezeigt, abschlussbereite Personen unten). Kleinere Abweichungen lassen sich per Sammelaktion übernehmen, sobald alle Punkte geklärt sind.

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Export durchführen

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Zeitraum wählen

Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (üblicherweise ein Monat).
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Offene Punkte klären

Prüfen Sie die Abschluss-Prüfliste. Erst wenn keine offenen Punkte mehr blockieren, wird der Export freigegeben.
3

Vorschau prüfen

Die Exportvorschau zeigt alle zu übertragenden Daten. Prüfen Sie die Werte auf Plausibilität.
4

Export starten

Klicken Sie auf An DATEV senden. Die Daten werden direkt über die DATEV hr:files API übertragen.
5

Status prüfen

Im Export-Protokoll sehen Sie den Status der Übertragung.

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Export-Protokoll

Alle DATEV-Exporte werden protokolliert:
  • Zeitstempel der Übertragung
  • Übertragener Zeitraum
  • Status (Erfolgreich / Fehlgeschlagen)
  • Fehlerdetails bei fehlgeschlagenen Übertragungen

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Verbindung trennen

Unter Einstellungen > DATEV können Sie die Verbindung jederzeit trennen. Bisherige Exporte bleiben im Protokoll erhalten.