Schichtplanung

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Übersicht

Die Schichtplanung ergänzt die Arbeitszeitmodelle um die operative Einsatzplanung: Wer arbeitet wann, an welchem konkreten Tag, in welcher Schicht? Während Arbeitszeitmodelle die vertragliche Wochenstruktur abbilden, beantwortet der Dienstplan die tägliche Personaleinsatzfrage — inklusive Besetzungsanalyse, Zuschlagsberechnung und Soll-Ist-Vergleich. Typische Einsatzszenarien:

• Gastronomie / Einzelhandel — Mitarbeitende auf Stundenlohnbasis mit wöchentlich wechselnden Schichten. Der Dienstplan dient der Planung und Personalkostenprognose, bezahlt wird die tatsächlich gestempelte Zeit.
• Produktion / Logistik — Festangestellte im rotierenden 2- oder 3-Schicht-System. Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge werden über Zuschlagsregeln automatisch berechnet und fließen in die Lohnabrechnung.

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Schichtvorlagen

Schichtvorlagen sind wiederverwendbare Zeitblöcke mit Name, Farbe, Start- und Endzeit sowie Pausendauer — unabhängig von Arbeitszeitmodellen. Beispiele: „Frühschicht 06:00–14:00”, „Spätschicht 14:00–22:00”, „Nachtschicht 22:00–06:00”. Schichtvorlagen werden in den Einstellungen verwaltet und im Planer per Drag-and-drop auf Mitarbeitende und Tage gezogen.

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Der Dienstplan-Designer

Der visuelle Planer (unter Schichtplan) zeigt ein Wochen-Kalenderboard:

• Drag-and-drop: Schichten auf Mitarbeitende und Tage ziehen
• Besetzungszeile: Abgleich der geplanten Einträge gegen die Mindest-/Optimal-Besetzung pro Schicht und Wochentag — Unter- und Überbesetzung werden farblich markiert
• Verfügbarkeits-Indikatoren: Gemeldete Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden direkt im Board
• Konflikt-Hinweise: Genehmigte Abwesenheiten blockieren bzw. markieren Tage; Zuweisungen auf Abwesenheitstage erzeugen einen Konflikt-Zähler
• Publish-Workflow: Pläne durchlaufen den Lebenszyklus Entwurf → Veröffentlicht → Archiviert. Erst die Veröffentlichung macht den Plan für Mitarbeitende sichtbar und wirksam
• Export: PDF- und ICS-Export des Wochenplans

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Wochenplan-Vorlagen

Eine fertige Planwoche kann als Vorlage gespeichert und in andere Wochen geladen werden — wahlweise mit oder ohne Personal-Belegung.

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Automatische Planung

Der Auto-Planer generiert Wochen-Entwürfe aus Besetzungsbedarf, gemeldeten Verfügbarkeiten und Mitarbeiter-Regeln. ArbZG-Grenzen und Wochenstunden-Limits gelten dabei als harte Bedingungen. Slots, die nicht besetzt werden können, werden als offene Schichten mit Begründung ausgewiesen.

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ArbZG-Prüfung bei der Planung

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden bereits zur Planungszeit als Warnungen im Planer angezeigt — bevor der Plan veröffentlicht wird:

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Schichttausch und offene Schichten

• Schichttausch: Mitarbeitende beantragen den Tausch ihrer Schicht mit Kolleg:innen; Vorgesetzte genehmigen den Tausch.
• Offene Schichten: Unbesetzte Schichten werden ausgeschrieben, Mitarbeitende bewerben sich, Vorgesetzte weisen zu.
• Absagen-Dokumentation: Kurzfristige Absagen (innerhalb eines konfigurierbaren Zeitfensters, z. B. 72 Stunden) werden dokumentiert und als Zuverlässigkeits-Zähler im Planer angezeigt.

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Zuschlagsregeln

Zuschlagsregeln belegen Arbeitszeiten in bestimmten Zeitfenstern (Nacht, Wochenende, Feiertag) mit prozentualen oder fixen Zuschlägen. Die Regeln sind mit den Vergütungstypen des Lohnmoduls verknüpft: Berechnete Zuschläge fließen automatisch als Vergütungseinträge in die Lohnabrechnung. Grundlage der Berechnung sind die tatsächlich gestempelten Zeiten, nicht der Plan.

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Soll-Zeit aus dem Dienstplan

Bei aktivem Modul überschreibt ein veröffentlichter Dienstplan-Eintrag die Soll-Zeit aus dem Arbeitszeitmodell für den jeweiligen Tag. Ohne Eintrag — oder ohne aktives Modul — gilt unverändert das Arbeitszeitmodell. Auch Nachtschicht-Erkennung und der automatische Mitternachts-Clockout folgen dem pro Tag geplanten Schichttyp. Der Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Stunden den tatsächlichen Stunden aus der Zeiterfassung gegenüber.

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Arbeitszeitkonto pro Mitarbeiter:in

Im Arbeitsprofil kann das Arbeitszeitkonto pro Person deaktiviert werden — sinnvoll für Stundenlöhner:innen und Minijobs:

• Soll-Zeit ist immer 0, der Dienstplan ist rein operativ
• Nichterscheinen erzeugt keine Minusstunden
• Bezahlt wird ausschließlich die tatsächlich geleistete Zeit
• Die Person wird von der monatlichen Überstundenabrechnung ausgenommen

Zusätzlich lässt sich ein Wochenstunden-Limit hinterlegen (z. B. für Minijobs). Überschreitet die Planung das Limit, erscheint eine Warnung im Planer.

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Abwesenheits-Vergütung

Abwesenheiten erhalten einen Bewertungsmodus, der bestimmt, mit wie vielen Stunden ein Abwesenheitstag vergütet wird:

• Nach Arbeitszeitmodell (Standard)
• Nach Dienstplan — geplante Schichtstunden des Tages
• 13-Wochen-Durchschnitt — Entgeltfortzahlungs-Prinzip für flexible Kräfte
• Manuell

Genehmigte Abwesenheiten können kollidierende Schichten in einem Schritt austragen.

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Benachrichtigungen

Bei Veröffentlichung und bei Änderungen bereits publizierter Pläne werden betroffene Mitarbeitende benachrichtigt — in der Web-App und per Push in der Mobile App.

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Mobile App

• Startbildschirm: Heutige und nächste Schicht auf einen Blick
• Monatskalender: Eigener Dienstplan im Monatsüberblick
• Schichtdetail: Team-Sicht (wer arbeitet mit) und Tausch-Aktionen
• Offene Schichten: Ausgeschriebene Schichten einsehen und sich bewerben
• Push-Benachrichtigungen bei Planveröffentlichung und Änderungen

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Berechtigungen